Ausgabengenehmigungen für vielbeschäftigte Kleinunternehmen: Vom Mitarbeiter-Upload bis zur Finanzprüfung
Wenn Mitarbeiter häufig unterwegs sind, bei Kunden vor Ort oder beim Materialeinkauf, können sich die Ausgaben in Chats, E-Mail-Verläufen und Tabellenkalkulationen schnell anhäufen. Ein gemeinsamer Prozess hilft Mitarbeitern, ihre Ausgaben schnell einzureichen, und bietet Managern und Finanzteams gleichzeitig einen klaren Überblick darüber, wo Handlungsbedarf besteht.
Bevor der erste Mitarbeiter einreicht
Ein Administrator muss aktive Konten, Genehmigungsabläufe, Ausgabenkategorien, Zahlungsmethoden und aktivierte Währungen bestätigen. Fehlende Währungen oder Zahlungsmethoden können die manuelle Einreichung verhindern; ein inaktiver Prüfer kann eine gültige Anfrage ohne den erwarteten nächsten Bearbeiter hinterlassen.
Mitarbeiter und Genehmiger nutzen Mitarbeiter-Lizenzen. Administratoren und Finanzkonten nutzen diese Lizenzen nicht; für Basic gelten separate Lizenzbeschränkungen für Administratoren und Finanzkonten. Prüfen Sie den aktuellen Tarif und die Nutzung, bevor Sie weitere Personen hinzufügen.
Ein fiktives Beispiel für einen Außendienst
Stellen Sie sich ein fiktives Teammitglied vor, das während eines Vor-Ort-Besuchs Ersatzteile kauft. Es fotografiert den Beleg, notiert die ursprüngliche Währung und wählt die tatsächlich verwendete Zahlungsmethode aus. Es fügt den Projekt- oder Geschäftszweck hinzu, damit der Prüfer den Kauf nicht anhand einer Chatnachricht rekonstruieren muss.
Der Mitarbeiter vergleicht die KI-Vorschläge mit dem Originalbeleg und reicht diesen anschließend über den konfigurierten Weg ein. Der zuständige Prüfer prüft die Belege und trifft eine Entscheidung. Die Finanzabteilung prüft die freigegebenen Informationen für ihren Workflow und exportiert die für den Abgleich benötigten Datensätze. Diese Schritte dienen unterschiedlichen Zwecken; das Hochladen eines Bildes allein reicht nicht aus.
Gestalten Sie jede Übergabe klar.
- Erfassen und überprüfen
Achten Sie darauf, dass der Kassenbon gut lesbar ist und überprüfen Sie Datum, Gesamtbetrag, Währung, Kategorie und geschäftlichen Kontext.
- Senden Sie den Datensatz ein.
Vergewissern Sie sich, dass die Ausgabe oder der Bericht im vorgesehenen Arbeitsbereich gespeichert und eingereicht wurde.
- Prüfung als zugewiesener Genehmiger
Prüfen Sie die beigefügten Beweise und protokollieren Sie die Entscheidung; verwenden Sie die konfigurierten Phasen, anstatt einen Mitarbeiter aufzufordern, seinen eigenen Anspruch zu genehmigen.
- Finanzübersicht
Prüfen Sie die dem Finanzwesen zur Verfügung stehenden Unterlagen, wählen Sie die entsprechenden Exporte aus und gleichen Sie diese mithilfe Ihres eigenen Buchhaltungsprozesses ab.
Probleme lösen, ohne einen zweiten Anspruch zu erheben.
- Wenn ein Batch nur teilweise erfolgreich ist, überprüfen Sie die gespeicherten Datensätze, bevor Sie die fehlgeschlagenen Elemente erneut verarbeiten.
- Falls der Prüfer eine Anfrage nicht finden kann, überprüfen Sie den Arbeitsbereich, die Kontorolle und die Prüferzuordnung.
- Wenn die automatische Erfassung nicht verfügbar ist oder das Kontingent erschöpft ist, verwenden Sie die manuelle Eingabe; laden Sie nicht wiederholt denselben Beleg hoch, um ein Limit zu umgehen.
- Prüfen Sie mögliche Duplikatwarnungen. Diese dienen lediglich der Information und sind kein Beweis dafür, dass jedes Duplikat blockiert wird.
Genehmigung und Kostenerstattung getrennt halten.
Die Freigabe durch einen Prüfer ist eine Entscheidung im Arbeitsablauf. Ein CSV- oder PDF-Export liefert Informationen für den Abgleich und die Dokumentation. Weder die Freigabe noch der Export lösen automatisch eine Bankerstattung aus oder garantieren, dass die Auslagen des Mitarbeiters erstattet wurden. Beträge bleiben in der eingereichten Währung; die Auswahl einer Währung führt keine automatische FX-Umrechnung durch.
Überprüfen Sie den Prozess regelmäßig.
Führen Sie regelmäßige Kurzprüfungen durch, um Anfragen zu identifizieren, die noch auf Details oder eine Entscheidung warten, die Eignung der Prüferzuweisungen zu überprüfen und sicherzustellen, dass der Finanzabteilung alle benötigten Nachweise vorliegen. Prüfen Sie den tatsächlichen Stand Ihrer Unterlagen, bevor Sie behaupten, ein neuer Prozess habe Zeit gespart.
Erfahren Sie mehr über Valtoroq Expenses unter expenditures.valtoroq.com und nutzen Sie die verlinkten Anleitungen zu Einrichtung, Genehmigung und Finanzierung. Vorführungen sind auf Anfrage erhältlich. Der Abschluss neuer Abonnements ist während Wartungsarbeiten an der Abrechnungsabteilung vorübergehend nicht möglich.
Maschinell unterstützte Übersetzung.