Εγκρίσεις Εξόδων για Πολυάσχολες Μικρές Επιχειρήσεις: Από την Ανάρτηση από τους Υπαλλήλους έως την Αναθεώρηση Οικονομικών
Όταν οι εργαζόμενοι βρίσκονται συχνά στο δρόμο, σε χώρους πελατών ή αγοράζουν προμήθειες, τα έξοδα μπορούν να συσσωρευτούν σε συνομιλίες, νήματα email και υπολογιστικά φύλλα. Μια κοινή διαδικασία βοηθά τους εργαζόμενους να υποβάλλουν γρήγορα έγγραφα, ενώ παράλληλα δίνει στους διευθυντές και στις οικονομικές ομάδες μια σαφή εικόνα για το τι χρειάζεται προσοχή.
Πριν υποβάλει ο πρώτος υπάλληλος
Ένας διαχειριστής πρέπει να επιβεβαιώσει τους ενεργούς λογαριασμούς, τη δρομολόγηση έγκρισης, τις κατηγορίες εξόδων, τις μεθόδους πληρωμής και τα ενεργοποιημένα νομίσματα. Ένα νόμισμα ή μέθοδος πληρωμής που λείπει μπορεί να αποτρέψει τη μη αυτόματη υποβολή. Ένας ανενεργός κριτικός μπορεί να αφήσει ένα έγκυρο αίτημα χωρίς τον αναμενόμενο επόμενο κάτοχο.
Οι υπάλληλοι και οι υπεύθυνοι έγκρισης χρησιμοποιούν θέσεις υπαλλήλων. Οι διαχειριστές και οι λογαριασμοί οικονομικών δεν χρησιμοποιούν αυτές τις θέσεις. Το Basic έχει ξεχωριστά όρια διαχειριστή και οικονομικών. Ελέγξτε το τρέχον πρόγραμμα και τη χρήση πριν προσθέσετε άτομα.
Ένα φανταστικό παράδειγμα υπηρεσίας αγρού
Φανταστείτε ένα φανταστικό μέλος της ομάδας που αγοράζει ανταλλακτικά κατά τη διάρκεια μιας επίσκεψης στο χώρο. Φωτογραφίζουν την απόδειξη, καταγράφουν το αρχικό νόμισμα και επιλέγουν την μέθοδο πληρωμής που χρησιμοποιήθηκε στην πραγματικότητα. Προσθέτουν το έργο ή τον επιχειρηματικό σκοπό, ώστε ο κριτικός να μην χρειάζεται να ανακατασκευάσει την αγορά από ένα μήνυμα συνομιλίας.
Ο υπάλληλος συγκρίνει τυχόν προτάσεις τεχνητής νοημοσύνης με την αρχική απόδειξη και, στη συνέχεια, τις υποβάλλει μέσω της διαμορφωμένης διαδρομής. Ο ανατεθειμένος κριτής ελέγχει τα αποδεικτικά στοιχεία και καταγράφει μια απόφαση. Το τμήμα Οικονομικών εξετάζει τις εγκεκριμένες πληροφορίες που είναι διαθέσιμες στη ροή εργασίας του και εξάγει τα αρχεία που απαιτούνται για τη συμφωνία. Αυτά τα βήματα εξυπηρετούν διαφορετικούς σκοπούς. Η μεταφόρτωση μιας εικόνας δεν τα ολοκληρώνει όλα.
Κάντε κάθε μεταβίβαση σαφή
- Σύλληψη και επαλήθευση
Διατηρήστε την απόδειξη ευανάγνωστη και ελέγξτε την ημερομηνία, το σύνολο, το νόμισμα, την κατηγορία και το επιχειρηματικό πλαίσιο.
- Υποβολή της εγγραφής
Επιβεβαιώστε ότι η δαπάνη ή η αναφορά αποθηκεύτηκε και υποβλήθηκε στον προβλεπόμενο χώρο εργασίας.
- Αναθεώρηση ως ο αρμόδιος υπεύθυνος έγκρισης
Επιθεωρήστε τα υποστηρικτικά στοιχεία και καταγράψτε την απόφαση· χρησιμοποιήστε τα διαμορφωμένα στάδια αντί να ζητάτε από έναν υπάλληλο να εγκρίνει τον δικό του ισχυρισμό.
- Κριτική στα χρηματοοικονομικά
Ελέγξτε τα διαθέσιμα αρχεία για χρηματοδότηση, επιλέξτε τις κατάλληλες εξαγωγές και συμφωνήστε τις χρησιμοποιώντας τη δική σας λογιστική διαδικασία.
Επίλυση προβλημάτων χωρίς δημιουργία δεύτερης αξίωσης
- Εάν μια παρτίδα ολοκληρωθεί με μερική επιτυχία, ελέγξτε τις αποθηκευμένες εγγραφές πριν προσπαθήσετε ξανά να εκτελέσετε τα στοιχεία που απέτυχαν.
- Εάν ο κριτής δεν μπορεί να βρει ένα αίτημα, ελέγξτε τον χώρο εργασίας, τον ρόλο λογαριασμού και την ανάθεση κριτή.
- Εάν η αυτόματη ανάγνωση δεν είναι διαθέσιμη ή το όριο έχει εξαντληθεί, χρησιμοποιήστε χειροκίνητη καταχώρηση. Μην ανεβάζετε επανειλημμένα την ίδια απόδειξη για να παρακάμψετε ένα όριο.
- Διερευνήστε πιθανές διπλότυπες προειδοποιήσεις. Είναι συμβουλευτικές και όχι απόδειξη ότι κάθε διπλότυπο είναι αποκλεισμένο.
Κρατήστε την έγκριση ξεχωριστά από την αποζημίωση
Η έγκριση του κριτή είναι μια απόφαση ροής εργασίας. Μια εξαγωγή CSV ή PDF είναι πληροφορίες για συμφωνία και τήρηση αρχείων. Ούτε αποτελεί αυτόματη τραπεζική επιστροφή χρημάτων ούτε εγγύηση ότι ο εργαζόμενος έχει πληρωθεί. Τα ποσά παραμένουν στο υποβληθέν νόμισμά τους. Η επιλογή νομίσματος δεν εκτελεί αυτόματη μετατροπή FX.
Ελέγχετε τακτικά τη διαδικασία
Χρησιμοποιήστε μια σύντομη περιοδική ανασκόπηση για να εντοπίσετε αιτήματα που περιμένουν λεπτομέρειες ή απόφαση, ελέγξτε εάν οι αναθέσεις κριτών εξακολουθούν να είναι κατάλληλες και επιβεβαιώστε ότι τα οικονομικά διαθέτουν τα απαραίτητα αποδεικτικά στοιχεία. Μετρήστε την πραγματική κατάσταση των δικών σας αρχείων πριν ισχυριστείτε ότι μια νέα διαδικασία σας έχει εξοικονομήσει χρόνο.
Εξερευνήστε το Valtoroq Expenses στο expenses.valtoroq.com και χρησιμοποιήστε τους συνδεδεμένους οδηγούς εγκατάστασης, έγκρισης και χρηματοδότησης. Διατίθενται επιδείξεις κατόπιν αιτήματος. Η ολοκλήρωση της αγοράς νέας συνδρομής παραμένει μη διαθέσιμη κατά τη διάρκεια της συντήρησης χρέωσης.
Μετάφραση με τη βοήθεια μηχανής.