Από την Απόδειξη στην Καταγραφή: Δημιουργία Διαφανών Διαδικασιών Εξόδων χωρίς Υπολογιστικά Φύλλα

Αποφασίστε τι πρέπει να κατανοήσει ένας κριτικός

Μια εικόνα αποτελεί υποστηρικτικό αποδεικτικό στοιχείο και όχι πλήρες αρχείο εξόδων. Ο κριτικός χρειάζεται επίσης τον υποβάλλοντα, τον έμπορο, την ημερομηνία αγοράς, το ποσό, το νόμισμα, την κατηγορία και τον επιχειρηματικό σκοπό. Οι απαιτούμενες λεπτομέρειες εξαρτώνται από τον οργανισμό σας. Συμφωνήστε σε αυτές πριν ζητήσετε από τους υπαλλήλους να αλλάξουν τον τρόπο υποβολής.

Η αυτόματη εξαγωγή μπορεί να προτείνει πεδία, αλλά δεν επιβεβαιώνει ότι η αγορά εξουσιοδοτήθηκε ή ότι οι τιμές είναι σωστές. Επαληθεύστε το τελικό ποσό που καταβλήθηκε και το αρχικό νόμισμα, ειδικά όταν μια απόδειξη περιλαμβάνει ένα μερικό άθροισμα, καταβληθέντα μετρητά, ρέστα ή υπόλοιπο κάρτας.

Ακολουθήστε μια φανταστική αγορά μέσω του αρχείου

Φανταστείτε έναν φανταστικό υπάλληλο συντήρησης που αγοράζει ένα εργαλείο για μια επείγουσα επισκευή. Η απόδειξή του προσδιορίζει την αγορά, ενώ η δαπάνη εξηγεί την επισκευή και το σχετικό έργο. Ο ανατεθειμένος κριτής μπορεί να αξιολογήσει αυτό το πλαίσιο παράλληλα με τα αποδεικτικά στοιχεία. Το τμήμα Οικονομικών μπορεί αργότερα να συνδέσει την αναθεωρημένη εγγραφή με την εξαγωγή που χρησιμοποιήθηκε για τη συμφωνία.

Εάν η αγορά αμφισβητηθεί αργότερα, η ομάδα θα πρέπει να ανοίξει το υπάρχον αρχείο και το διαθέσιμο ιστορικό ελέγχου του. Ένα δεύτερο αντίγραφο της απόδειξης σε μια νέα αξίωση θα δημιουργούσε περισσότερη εργασία συμφιλίωσης, όχι μια σαφέστερη εξήγηση.

Κρατήστε τα αποδεικτικά στοιχεία και την απόφαση μαζί

• Επισυνάψτε την πρωτότυπη απόδειξη σύμφωνα με την πολιτική και διατηρήστε τις τιμές της συμβατές με τα πεδία εξόδων.
• Χρησιμοποιήστε μια αναφορά όταν η ροή εργασίας χώρου εργασίας ομαδοποιεί σχετικά έξοδα. Επαληθεύστε τα στοιχεία και τα σύνολα που περιλαμβάνονται.
• Καταγράψτε τις αποφάσεις και τους λόγους της αναθεώρησης μέσω της εξουσιοδοτημένης οδού έγκρισης.
• Δώστε στα οικονομικά επαρκές πλαίσιο για να κατανοήσετε τι εξετάστηκε, χωρίς να θεωρήσετε μια εξαγωγή ως επιβεβαίωση πληρωμής.

Ελέγξτε την ορατότητα χωρίς να αποκρύψετε τη ροή εργασίας

Η διαφάνεια δεν σημαίνει ότι κάθε λογαριασμός μπορεί να δει κάθε απόδειξη. Οι εργαζόμενοι, οι αρμόδιοι έγκρισης, οι χρήστες οικονομικών και οι διαχειριστές έχουν διαφορετικές ευθύνες. Χρησιμοποιήστε μεμονωμένους λογαριασμούς και τα προβλεπόμενα δικαιώματα χώρου εργασίας. Μην κοινοποιείτε μια σύνδεση διαχειριστή για να λύσετε το πρόβλημα της έλλειψης πρόσβασης.

Πριν από την εκπαίδευση ή τη δημοσίευση παραδειγμάτων, χρησιμοποιήστε έναν φανταστικό χώρο εργασίας και ελέγξτε κάθε ορατό όνομα και απόδειξη. Στείλτε πραγματικά αποδεικτικά στοιχεία μόνο μέσω εγκεκριμένων εσωτερικών καναλιών ή καναλιών υποστήριξης.

Προετοιμάστε μια χρήσιμη οικονομική μεταβίβαση

1. Επιλέξτε τις εγγραφές

   Ελέγξτε την κατάσταση έγκρισης και τις εγγραφές που επιλέχθηκαν για την αναφορά ή την εξαγωγή.

2. Ελέγξτε τα αποδεικτικά στοιχεία

   Επιβεβαιώστε ότι οι απαραίτητες αποδείξεις είναι προσβάσιμες και ότι οι ημερομηνίες, τα νομίσματα και τα σύνολα συμφωνούν με τις επιλεγμένες πληροφορίες.

3. Συμφιλιώνω

   Χρησιμοποιήστε την υποστηριζόμενη έξοδο CSV ή PDF με τα λογιστικά σας στοιχεία ελέγχου. Δεν υπονοείται άμεσος τραπεζικός διακανονισμός ή αυτόματη μετατροπή FX.

4. Διατηρήστε κατάλληλα

   Εφαρμόστε τις απαιτήσεις διατήρησης και λογιστικής του οργανισμού σας. Ένα άρθρο δεν αποτελεί πιστοποίηση συμμόρφωσης ούτε εγγύηση φορολογικής μεταχείρισης.

Χρησιμοποιήστε την αρχική εγγραφή για να απαντήσετε σε επόμενες ερωτήσεις

Η πρακτική δοκιμασία είναι κατά πόσον ένα εξουσιοδοτημένο άτομο μπορεί να εξηγήσει την αγορά και την αξιολόγησή της χωρίς να αναδημιουργήσει την ιστορία από τα email. Εάν δεν μπορεί, εντοπίστε ποια λεπτομέρεια ή μεταβίβαση λείπει και βελτιώστε αυτό το μέρος της διαδικασίας.

Η τρέχουσα επισκόπηση και το κέντρο βοήθειας του Valtoroq Expenses βρίσκονται στη διεύθυνση expenses.valtoroq.com. Χρησιμοποιήστε τους οδηγούς απόδειξης, υποβολής και χρηματοδότησης για τα λειτουργικά βήματα ή ζητήστε μια επίδειξη όσο οι νέες συνδρομές βρίσκονται υπό συντήρηση.