De ce o cheltuială se blochează între depunere și finanțare
O chitanță poate fi încărcată și totuși va fi departe de a fi o înregistrare financiară utilizabilă. Pentru echipele mici, întârzierile apar adesea din cauza informațiilor lipsă sau a unui următor proprietar neclar. Începeți prin a găsi înregistrarea curentă și persoana responsabilă pentru următorul pas, în loc să o trimiteți din nou.
Începeți cu înregistrarea care există deja
Să luăm în considerare un angajat fictiv de teren care cumpără provizii după o vizită la fața locului. Acesta încarcă chitanța și se așteaptă ca departamentul financiar să ia măsuri, dar solicitarea încă așteaptă un evaluator. Încărcarea din nou a aceleiași chitanțe adaugă confuzie; nu identifică predarea lipsă.
- Confirmați că cheltuiala a fost salvată și trimisă în spațiul de lucru prevăzut.
- Citiți starea sa actuală și orice mesaj de eroare sau refuz.
- Verificați dacă problema afectează o chitanță, un raport sau fiecare depunere.
- Păstrați chitanța originală la dispoziția evaluatorului autorizat.
Oferiți recenzentului suficiente informații
O imagine lizibilă este utilă, dar înregistrarea necesită și o dată, o sumă, o monedă, o categorie și un context de afaceri corecte. Extracția prin inteligență artificială poate sugera valori; angajatul trebuie totuși să le compare cu bonul fiscal.
Dacă o achiziție are atât un subtotal, cât și o sumă finală plătită, verificați care dintre acestea a fost introdusă. Selectați corect moneda originală. Valtoroq Expenses nu convertește automat o sumă trimisă într-o altă monedă.
Faceți vizibil următorul proprietar
- Angajat
Completați formularul și furnizați dovezile solicitate de polița dumneavoastră.
- Aprobator desemnat
Examinați solicitarea, inspectați primirea acesteia și înregistrați decizia. Unele spații de lucru au mai multe etape de revizuire.
- Administrator
Verificați conturile active, atribuirile de roluri și rutarea recenzentului atunci când recenzentul așteptat nu poate găsi solicitarea.
- Finanţa
Revizuiți înregistrările aprobate disponibile fluxului de lucru financiar și reconciliați exporturile corespunzătoare.
Aprobare separată de decontarea financiară
O aprobare înseamnă că un evaluator a luat o decizie privind fluxul de lucru. Un export CSV sau PDF capturează informații selectate pentru păstrarea evidențelor sau reconciliere. Niciunul dintre acestea nu ar trebui descris ca o plată bancară automată sau o garanție că un angajat a fost deja rambursat.
O simplă recapitulare săptămânală
- Examinați cererile restante după proprietarul actual și vârsta.
- Verificați dacă recenzorii care pleacă sau sunt indisponibili nu au lăsat o rută inutilizabilă.
- Explicați clar motivele refuzului, astfel încât angajații să știe ce trebuie corectat.
- Folosește exemple fictive atunci când instruiești o echipă nouă; evită includerea chitanțelor reale în tutorialele publice.
Traducere asistată automat.