การอนุมัติค่าใช้จ่ายสำหรับธุรกิจขนาดเล็กที่ยุ่งวุ่นวาย: ตั้งแต่การอัปโหลดข้อมูลพนักงานไปจนถึงการตรวจสอบทางการเงิน

ก่อนที่พนักงานคนแรกจะส่งเอกสาร

ผู้ดูแลระบบจำเป็นต้องตรวจสอบบัญชีที่ใช้งานอยู่ เส้นทางการอนุมัติ หมวดหมู่ค่าใช้จ่าย วิธีการชำระเงิน และสกุลเงินที่เปิดใช้งาน สกุลเงินหรือวิธีการชำระเงินที่ขาดหายไปอาจขัดขวางการส่งคำขอด้วยตนเอง ผู้ตรวจสอบที่ไม่ได้ใช้งานอาจทิ้งคำขอที่ถูกต้องไว้โดยที่ผู้รับผิดชอบคนต่อไปที่คาดหวังไว้ไม่ได้รับทราบ

พนักงานและผู้มีอำนาจอนุมัติใช้สิทธิ์การใช้งานที่นั่งของพนักงาน ผู้ดูแลระบบและบัญชีการเงินไม่ใช้สิทธิ์เหล่านั้น แผนพื้นฐานมีข้อจำกัดแยกต่างหากสำหรับผู้ดูแลระบบและบัญชีการเงิน ตรวจสอบแผนปัจจุบันและการใช้งานก่อนเพิ่มบุคคล

ตัวอย่างงานบริการภาคสนามสมมติ

ลองนึกภาพสมาชิกทีมสมมติคนหนึ่งซื้อชิ้นส่วนอะไหล่ระหว่างการไปหน้างาน เขาถ่ายรูปใบเสร็จ บันทึกสกุลเงินที่ใช้จริง และเลือกวิธีการชำระเงินที่ใช้ เขาเพิ่มรายละเอียดโครงการหรือวัตถุประสงค์ทางธุรกิจลงไปด้วย เพื่อให้ผู้ตรวจสอบไม่ต้องเสียเวลาตรวจสอบรายละเอียดการซื้อจากข้อความแชทอีกครั้ง

พนักงานจะเปรียบเทียบคำแนะนำจาก AI กับใบเสร็จรับเงินต้นฉบับ จากนั้นส่งข้อมูลผ่านช่องทางที่กำหนดไว้ ผู้ตรวจสอบที่ได้รับมอบหมายจะตรวจสอบหลักฐานและบันทึกการตัดสินใจ ฝ่ายการเงินจะตรวจสอบข้อมูลที่ได้รับการอนุมัติซึ่งพร้อมใช้งานในขั้นตอนการทำงาน และส่งออกบันทึกที่จำเป็นสำหรับการกระทบยอด ขั้นตอนเหล่านี้มีจุดประสงค์ที่แตกต่างกัน การอัปโหลดรูปภาพเพียงอย่างเดียวไม่ได้ทำให้ขั้นตอนทั้งหมดเสร็จสมบูรณ์

แจ้งรายละเอียดการส่งต่อทุกครั้งให้ชัดเจน

1. บันทึกและตรวจสอบ

   ควรเก็บรักษาใบเสร็จให้สามารถอ่านได้ชัดเจน และตรวจสอบวันที่ ยอดรวม สกุลเงิน หมวดหมู่ และบริบททางธุรกิจ

2. ส่งบันทึก

   ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้บันทึกและส่งค่าใช้จ่ายหรือรายงานในพื้นที่ทำงานที่ต้องการแล้ว

3. ตรวจสอบในฐานะผู้มีอำนาจอนุมัติที่ได้รับมอบหมาย

   ตรวจสอบหลักฐานประกอบและบันทึกการตัดสินใจ ใช้ขั้นตอนที่กำหนดไว้แทนที่จะขอให้พนักงานอนุมัติคำขอของตนเอง

4. บทวิจารณ์ด้านการเงิน

   ตรวจสอบเอกสารที่มีอยู่สำหรับฝ่ายการเงิน เลือกรายการส่งออกที่เหมาะสม และทำการกระทบยอดโดยใช้กระบวนการบัญชีของคุณเอง

แก้ไขปัญหาโดยไม่ต้องยื่นคำร้องซ้ำสอง

• หากการประมวลผลแบบกลุ่มสำเร็จเพียงบางส่วน ให้ตรวจสอบบันทึกที่บันทึกไว้ก่อนที่จะลองประมวลผลรายการที่ล้มเหลวอีกครั้ง
• หากผู้ตรวจสอบไม่พบคำขอ ให้ตรวจสอบพื้นที่ทำงาน บทบาทบัญชี และการมอบหมายผู้ตรวจสอบ
• หากไม่สามารถอ่านข้อมูลอัตโนมัติได้ หรือโควต้าข้อมูลหมดลงแล้ว ให้ป้อนข้อมูลด้วยตนเอง อย่าอัปโหลดใบเสร็จเดิมซ้ำๆ เพื่อหลีกเลี่ยงข้อจำกัด
• ตรวจสอบคำเตือนเกี่ยวกับการซ้ำซ้อนที่อาจเกิดขึ้น คำเตือนเหล่านี้เป็นเพียงคำแนะนำ ไม่ใช่หลักฐานยืนยันว่าไฟล์ที่ซ้ำกันทุกไฟล์ถูกบล็อกแล้ว

ควรแยกขั้นตอนการอนุมัติออกจากขั้นตอนการเบิกจ่าย

การอนุมัติจากผู้ตรวจสอบเป็นขั้นตอนการตัดสินใจในการทำงาน การส่งออกข้อมูล CSV หรือ PDF เป็นข้อมูลสำหรับการกระทบยอดและการเก็บรักษาบันทึก ไม่ใช่การคืนเงินเข้าธนาคารโดยอัตโนมัติหรือการรับประกันว่าพนักงานได้รับเงินแล้ว จำนวนเงินจะยังคงอยู่ในสกุลเงินที่ส่งมา การเลือกสกุลเงินไม่ได้ทำการแปลงสกุลเงินโดยอัตโนมัติผ่าน FX

ตรวจสอบกระบวนการอย่างสม่ำเสมอ

ใช้การทบทวนเป็นระยะสั้นๆ เพื่อค้นหาคำขอที่รอรายละเอียดหรือการตัดสินใจ ตรวจสอบว่าการมอบหมายผู้ตรวจสอบยังคงเหมาะสมหรือไม่ และยืนยันว่าฝ่ายการเงินมีหลักฐานที่ต้องการแล้ว วัดสถานะที่แท้จริงของบันทึกของคุณเองก่อนที่จะอ้างว่ากระบวนการใหม่ช่วยประหยัดเวลาได้

ศึกษาข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับ Valtoroq Expenses ได้ที่ expenses.valtoroq.com และใช้คู่มือการตั้งค่า การอนุมัติ และการเงินที่เชื่อมโยงไว้ สามารถขอรับการสาธิตได้ตามคำขอ การชำระเงินสำหรับการสมัครสมาชิกใหม่จะไม่สามารถใช้งานได้ในระหว่างการบำรุงรักษาระบบเรียกเก็บเงิน