จากใบเสร็จรับเงินสู่การบันทึก: สร้างกระบวนการจัดการค่าใช้จ่ายที่โปร่งใสโดยไม่ต้องใช้สเปรดชีต

ตัดสินใจว่าผู้รีวิวจำเป็นต้องเข้าใจอะไรบ้าง

ภาพถ่ายเป็นเพียงหลักฐานสนับสนุน ไม่ใช่บันทึกค่าใช้จ่ายที่สมบูรณ์ ผู้ตรวจสอบยังต้องการข้อมูลเกี่ยวกับผู้ส่ง ร้านค้า วันที่ซื้อ จำนวนเงิน สกุลเงิน หมวดหมู่ และวัตถุประสงค์ทางธุรกิจ รายละเอียดที่จำเป็นจะขึ้นอยู่กับองค์กรของคุณ โปรดตกลงกันก่อนที่จะขอให้พนักงานเปลี่ยนแปลงวิธีการส่งข้อมูล

การดึงข้อมูลอัตโนมัติอาจแนะนำช่องกรอกข้อมูล แต่ไม่ได้ยืนยันว่าการซื้อนั้นได้รับอนุญาตหรือว่าค่าที่กรอกถูกต้อง ตรวจสอบยอดเงินที่ชำระจริงและสกุลเงินต้นทาง โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อใบเสร็จรับเงินมีรายละเอียดเพิ่มเติม เช่น ยอดรวมย่อย เงินสดที่ชำระ เงินทอน หรือยอดคงเหลือในบัตร

ติดตามรายการซื้อสมมติรายการหนึ่งผ่านบันทึกการซื้อขาย

ลองนึกภาพพนักงานซ่อมบำรุงสมมติคนหนึ่งซื้อเครื่องมือสำหรับงานซ่อมเร่งด่วน ใบเสร็จระบุการซื้อ ขณะที่รายละเอียดค่าใช้จ่ายอธิบายถึงการซ่อมแซมและโครงการที่เกี่ยวข้อง ผู้ตรวจสอบที่ได้รับมอบหมายสามารถประเมินบริบทนั้นควบคู่ไปกับหลักฐานได้ ฝ่ายการเงินสามารถเชื่อมโยงบันทึกที่ตรวจสอบแล้วกับข้อมูลที่ส่งออกเพื่อการกระทบยอดในภายหลังได้

หากมีข้อสงสัยเกี่ยวกับการซื้อในภายหลัง ทีมงานควรเปิดดูบันทึกที่มีอยู่และประวัติการตรวจสอบที่มีอยู่ การขอสำเนาใบเสร็จรับเงินฉบับที่สองในคำขอเคลมใหม่จะทำให้ต้องทำงานตรวจสอบความถูกต้องมากขึ้น ไม่ใช่ทำให้คำอธิบายชัดเจนขึ้น

เก็บหลักฐานและคำตัดสินไว้ด้วยกัน

• แนบใบเสร็จรับเงินต้นฉบับตามนโยบาย และตรวจสอบให้แน่ใจว่าค่าต่างๆ ในใบเสร็จสอดคล้องกับช่องรายการค่าใช้จ่าย
• ใช้รายงานเมื่อเวิร์กโฟลว์ในพื้นที่ทำงานจัดกลุ่มค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้อง ตรวจสอบรายการและยอดรวมที่รวมอยู่ในรายงานด้วย
• บันทึกการตัดสินใจและเหตุผลในการตรวจสอบผ่านช่องทางการอนุมัติที่ได้รับอนุญาต
• ให้ข้อมูลทางการเงินที่เพียงพอเพื่อให้เข้าใจสิ่งที่ได้รับการตรวจสอบ โดยไม่ถือว่าการส่งออกเป็นการยืนยันการชำระเงิน

ควบคุมการมองเห็นโดยไม่ต้องซ่อนเวิร์กโฟลว์

ความโปร่งใสไม่ได้หมายความว่าทุกบัญชีจะสามารถเห็นใบเสร็จรับเงินทุกใบได้ พนักงาน ผู้มีอำนาจอนุมัติ ผู้ใช้งานด้านการเงิน และผู้ดูแลระบบ มีความรับผิดชอบที่แตกต่างกัน ควรใช้บัญชีส่วนบุคคลและสิทธิ์การเข้าถึงพื้นที่ทำงานที่กำหนดไว้ อย่าใช้บัญชีผู้ดูแลระบบร่วมกันเพื่อแก้ปัญหาการเข้าถึงที่ไม่เพียงพอ

ก่อนฝึกอบรมหรือเผยแพร่ตัวอย่าง ให้ใช้พื้นที่ทำงานจำลองและตรวจสอบชื่อและใบเสร็จรับเงินทุกใบที่ปรากฏ ส่งหลักฐานจริงผ่านช่องทางภายในหรือช่องทางสนับสนุนที่ได้รับอนุมัติเท่านั้น

จัดเตรียมเอกสารส่งมอบทางการเงินที่ใช้งานได้จริง

1. เลือกบันทึก

   ตรวจสอบสถานะการอนุมัติและบันทึกที่เลือกสำหรับรายงานหรือการส่งออก

2. ตรวจสอบหลักฐาน

   โปรดตรวจสอบให้แน่ใจว่าสามารถเข้าถึงใบเสร็จรับเงินที่ต้องการได้ และวันที่ สกุลเงิน และยอดรวมตรงกับข้อมูลที่เลือกไว้

3. ประนีประนอม

   ใช้เอาต์พุต CSV หรือ PDF ที่รองรับร่วมกับระบบควบคุมบัญชีของคุณ ไม่มีการชำระเงินผ่านธนาคารโดยตรงหรือการแปลงเป็น FX โดยอัตโนมัติ

4. เก็บรักษาอย่างเหมาะสม

   ปฏิบัติตามข้อกำหนดการเก็บรักษาและการบัญชีขององค์กรของคุณ บทความนี้ไม่ใช่ใบรับรองการปฏิบัติตามข้อกำหนดหรือการรับประกันการเสียภาษี

ใช้เอกสารต้นฉบับเพื่อตอบคำถามในภายหลัง

การทดสอบเชิงปฏิบัติคือว่าบุคคลที่ได้รับอนุญาตสามารถอธิบายการซื้อและการตรวจสอบโดยไม่ต้องเรียบเรียงเรื่องราวใหม่จากอีเมลได้หรือไม่ หากทำไม่ได้ ให้ระบุว่ารายละเอียดหรือการส่งต่อส่วนใดขาดหายไป และปรับปรุงส่วนนั้นของกระบวนการ

ภาพรวมและศูนย์ช่วยเหลือของ Valtoroq Expenses ในปัจจุบันอยู่ที่ expenses.valtoroq.com ใช้คู่มือใบเสร็จ การส่งเอกสาร และการเงินสำหรับขั้นตอนการใช้งาน หรือขอทดลองใช้งานในขณะที่การสมัครใช้งานใหม่ยังอยู่ในระหว่างการบำรุงรักษา