KI-gestützte Belegerfassung: Was Sie vor dem Absenden prüfen sollten
Die automatische Belegprüfung dient als hilfreicher erster Entwurf einer Spesenabrechnung, stellt aber keine endgültige Entscheidung über den zu zahlenden Betrag dar. Eine kurze Überprüfung vor der Einreichung hilft Mitarbeitern, Fehler zu erkennen, solange der ursprüngliche Kauf noch gut in Erinnerung ist.
Sammeln Sie Beweise, die eine andere Person lesen kann.
Verwenden Sie ein klares Bild des gesamten Belegs, auf dem Datum und Gesamtbetrag deutlich erkennbar sind. Vermeiden Sie Spiegelungen, Bewegungsunschärfe und fehlende Ränder. Eine bessere Eingabe erleichtert sowohl die automatische Datenextraktion als auch die manuelle Freigabe des Datensatzes.
Bitte prüfen Sie diese Felder vor dem Absenden.
| Feld | Was ist zu überprüfen? |
|---|---|
| Händler | Das auf dem Beleg angegebene Unternehmen, nicht etwa eine nicht damit zusammenhängende Kopfzeile oder ein Zahlungsabwickler. |
| Datum | Das tatsächliche Kaufdatum, wobei Tag und Monat korrekt interpretiert wurden. |
| Gesamt | Der endgültig gezahlte Betrag, nicht eine Zwischensumme, das gegebene Bargeld, das Wechselgeld oder der Restbetrag. |
| Währung | Die ursprüngliche Transaktionswährung; die Währungsauswahl führt keine FX-Umrechnung durch. |
| Kategorie und Kontext | Die passende Ausgabenkategorie und ausreichend geschäftlicher Kontext für Ihren Prüfer. |
| Belegnummer | Die Zahl auf dem Beweismittel, sofern verfügbar und zutreffend. |
Überprüfen Sie die Details der freigegebenen Chargen, Beleg für Beleg.
Die Verwendung derselben Zahlungsmethode, desselben Projekts oder derselben Währung für eine Gruppe kann Zeit sparen. Überprüfen Sie anschließend die individuellen Ergebnisse: Ein Stapel Belege einer Reise kann dennoch Käufe in verschiedenen Währungen oder mit unterschiedlichen Zahlungsmethoden enthalten.
Doppelte Warnungen sollten als Anlass für eine Untersuchung gesehen werden.
Valtoroq Expenses kann vor einer möglichen Übereinstimmung mit einer bestehenden Ausgabe oder einem anderen Beleg in einem Stapel warnen. Vergleichen Sie die zugrunde liegenden Belege, anstatt allein aufgrund der Warnung zu entscheiden.
Wissen, wann man auf manuelle Eingabe umstellen sollte
Die automatische Erfassung hängt von der Verfügbarkeit von Speicherplatz, dem Tarifkontingent und der Bildlesbarkeit ab. Steht die KI-Analyse nicht zur Verfügung oder ist das monatliche Kontingent aufgebraucht, ist die manuelle Eingabe weiterhin möglich. Das wiederholte Hochladen desselben Belegs führt nicht zu einer Aufhebung des Kontingents.
- Lies die Nachricht
Unterscheiden Sie zwischen einem Bildproblem, einer Zulassungsmeldung und einem Übermittlungsfehler.
- Geben Sie die geprüften Werte ein.
Nutzen Sie gegebenenfalls die manuelle Dateneingabe und fügen Sie entsprechende Nachweise gemäß den Richtlinien bei.
- Bestätigen Sie, was gespeichert wurde.
Wenn die Übermittlung teilweise erfolgreich war, überprüfen Sie die Datensätze, bevor Sie versuchen, einzelne fehlgeschlagene Elemente erneut zu übermitteln.
Halten Sie die Genehmigungsentscheidung separat.
Der Mitarbeiter prüft den Datensatz, der zuständige Prüfer trifft die Genehmigungsentscheidung, und die Finanzabteilung verwendet die genehmigten Informationen in ihren eigenen Prozessen. Die KI stellt nicht fest, ob ein Kauf autorisiert wurde, ob er steuerlich absetzbar ist oder ob die Erstattung abgeschlossen ist.
Maschinell unterstützte Übersetzung.