Captura de recibos mediante IA: qué verificar antes de enviarlos
La lectura automática de recibos es un borrador útil para un gasto, no una decisión final sobre lo que una empresa debe pagar. Una breve revisión antes de enviar el recibo ayuda a los empleados a detectar errores mientras la compra original aún está fácil de recordar.
Capturar evidencia que otra persona pueda leer
Utilice una imagen nítida del recibo completo, con la fecha y el total final visibles. Evite reflejos, desenfoque por movimiento y bordes faltantes. Una mejor introducción de datos facilita tanto la extracción automática como el trabajo de la persona que aprobará el registro.
Verifique estos campos antes de enviar.
| Campo | Qué verificar |
|---|---|
| Comerciante | La empresa que aparece en el recibo, no un encabezado o procesador de pagos ajeno. |
| Fecha | La fecha real de compra, con el día y el mes correctamente interpretados. |
| Total | El importe final pagado, no un subtotal, efectivo entregado, cambio o saldo restante. |
| Divisa | La moneda de transacción original; la selección de moneda no realiza una conversión FX. |
| Categoría y contexto | La categoría de gastos adecuada y el contexto empresarial suficiente para el revisor. |
| Número de recibo | El número que figura en la evidencia, si está disponible y es aplicable. |
Revise los detalles del lote compartido, un recibo a la vez.
Aplicar el mismo método de pago, proyecto o moneda a un grupo puede ahorrar tiempo. Después, revise los resultados individuales: un lote de recibos de un mismo viaje puede contener compras realizadas en diferentes monedas o con diferentes métodos de pago.
Tratar las advertencias duplicadas como un motivo para investigar.
Valtoroq Expenses puede alertar sobre una posible coincidencia con un gasto existente o con otro recibo en un lote. Compare la información subyacente en lugar de basar su decisión únicamente en la advertencia.
Sepa cuándo cambiar a la entrada manual.
La lectura automática depende de la disponibilidad del espacio de trabajo, los límites del plan y la legibilidad de la imagen. Si el análisis mediante IA no está disponible o se ha alcanzado el límite mensual, la entrada manual sigue estando disponible. Subir repetidamente el mismo recibo no elimina el límite de asignación.
- Lee el mensaje
Distinga entre un problema de imagen, un mensaje de autorización y un error de envío.
- Introduzca los valores verificados.
Utilice la introducción manual de datos cuando sea necesario y adjunte la documentación justificativa de acuerdo con la normativa vigente.
- Confirma lo que se guardó
Si el envío se realiza parcialmente con éxito, revise los registros antes de volver a intentar con los elementos individuales que fallaron.
Mantenga la decisión de aprobación por separado.
El empleado revisa el registro, el revisor asignado toma la decisión de aprobación y el departamento de finanzas utiliza la información aprobada en su propio proceso. La IA no determina si una compra fue autorizada, si es deducible de impuestos o si se ha completado el reembolso.
Traducción asistida por máquina.