¿Por qué un gasto se queda atascado entre la presentación y la financiación?
Se puede subir un recibo y aún así estar lejos de ser un registro financiero útil. En equipos pequeños, las demoras suelen deberse a información faltante o a que no se conoce claramente al siguiente responsable. Empiece por encontrar el registro actual y a la persona responsable del siguiente paso, en lugar de volver a enviarlo.
Comience con el registro que ya existe.
Imaginemos a un empleado de campo ficticio que compra suministros tras una visita. Sube el recibo y espera que el departamento de finanzas actúe, pero la solicitud aún está pendiente de revisión. Subir el mismo recibo de nuevo genera confusión, ya que no aclara la información faltante.
- Confirme que el gasto se guardó y se envió en el espacio de trabajo previsto.
- Lea su estado actual y cualquier mensaje de error o rechazo.
- Compruebe si el problema afecta a un recibo, a un informe o a todas las presentaciones.
- Conserve el recibo original a disposición del revisor autorizado.
Proporcione al revisor suficiente información
Una imagen legible es útil, pero el registro también necesita la fecha, el importe, la moneda, la categoría y el contexto comercial correctos. La extracción mediante IA puede sugerir valores; el empleado aún debe compararlos con el recibo.
Si una compra tiene un subtotal y un importe final pagado, verifique cuál se ingresó. Seleccione la moneda original correctamente. Valtoroq Expenses no convierte automáticamente el importe ingresado a otra moneda.
Hacer visible al próximo propietario
- Empleado
Complete el formulario y proporcione la evidencia que requiere su póliza.
- Aprobador asignado
Revisar la solicitud, verificar su recepción y registrar la decisión. Algunos espacios de trabajo tienen varias etapas de revisión.
- Administrador
Verifique las cuentas activas, las asignaciones de roles y el enrutamiento de revisores cuando el revisor esperado no pueda encontrar la solicitud.
- Finanzas
Revise los registros aprobados disponibles para el flujo de trabajo financiero y concilie las exportaciones correspondientes.
Aprobación independiente del acuerdo financiero
Una aprobación significa que un revisor ha tomado una decisión sobre el flujo de trabajo. Una exportación CSV o PDF captura información seleccionada para el registro o la conciliación. Ninguna de estas exportaciones debe describirse como un pago bancario automático ni como una garantía de que un empleado ya ha recibido un reembolso.
Una simple revisión semanal
- Revisar las solicitudes pendientes por propietario actual y edad.
- Compruebe que los revisores que se marchan o que no están disponibles no hayan dejado una ruta inutilizable.
- Explique claramente los motivos del rechazo para que los empleados sepan qué hay que corregir.
- Utilice ejemplos ficticios al capacitar a un nuevo equipo; evite incluir recibos reales en los tutoriales públicos.
Traducción asistida por máquina.