Capture de reçus par IA : que vérifier avant de soumettre ?
La vérification automatique des reçus constitue une première ébauche utile d'une dépense, et non une décision finale quant au montant à rembourser. Un bref contrôle avant validation permet aux employés de repérer les erreurs tant que l'achat initial est encore facile à mémoriser.
Constituez des preuves qu'une autre personne peut lire
Utilisez une image nette du reçu complet, avec la date et le montant total clairement visibles. Évitez les reflets, le flou de bougé et les bords manquants. Une image de meilleure qualité facilite l'extraction automatique et le travail de la personne chargée de valider le reçu.
Veuillez vérifier ces champs avant de soumettre.
| Champ | Que vérifier |
|---|---|
| Marchand | L'entreprise mentionnée sur le reçu, et non un en-tête sans rapport ou un processeur de paiement. |
| Date | La date d'achat réelle, avec le jour et le mois correctement interprétés. |
| Total | Le montant final payé, et non un sous-total, l'argent remis, la monnaie ou le solde restant. |
| Devise | Devise de transaction d'origine ; la sélection de la devise n'effectue pas de conversion FX. |
| Catégorie et contexte | La catégorie de dépenses appropriée et un contexte commercial suffisant pour votre examinateur. |
| Numéro de reçu | Le numéro figurant sur la pièce justificative, le cas échéant et si applicable. |
Examinez les détails des lots partagés un reçu à la fois.
Appliquer le même mode de paiement, projet ou devise à un groupe permet de gagner du temps. Vérifiez ensuite les résultats individuels : un lot de reçus d’un même voyage peut contenir des achats effectués dans différentes devises ou avec différents modes de paiement.
Considérez les avertissements en double comme une raison d'enquêter.
Valtoroq Expenses peut signaler une possible correspondance avec une dépense existante ou un autre reçu du même lot. Comparez les éléments justificatifs plutôt que de vous baser uniquement sur l'avertissement.
Savoir quand passer à la saisie manuelle
La lecture automatique dépend de l'espace de travail disponible, des quotas de votre forfait et de la qualité de l'image. Si l'analyse par IA est indisponible ou si votre quota mensuel est atteint, la saisie manuelle reste possible. Le téléchargement répété d'un même reçu ne permet pas de dépasser le quota.
- Lisez le message
Distinguer un problème d'image, un message d'autorisation et une erreur de soumission.
- Saisissez les valeurs vérifiées
Utilisez la saisie manuelle lorsque nécessaire et joignez les pièces justificatives conformément à la politique en vigueur.
- Confirmez ce qui a été enregistré
Si la soumission réussit partiellement, vérifiez les enregistrements avant de réessayer pour chaque élément ayant échoué.
Conserver la décision d'approbation séparément
L'employé vérifie le dossier, le réviseur désigné prend la décision d'approbation et le service financier utilise les informations approuvées dans son processus. L'IA ne permet pas de confirmer qu'un achat a été autorisé, qu'il est déductible des impôts ou que le remboursement a été effectué.
Traduction assistée par machine.