Pourquoi une dépense reste-t-elle bloquée entre la soumission et le financement ?
Un reçu peut être téléchargé sans pour autant constituer un document financier exploitable. Pour les petites équipes, les retards sont souvent dus à des informations manquantes ou à l'absence d'un responsable désigné. Il est donc préférable de commencer par retrouver le document existant et la personne chargée de son traitement, plutôt que de le soumettre à nouveau.
Commencez par l'enregistrement qui existe déjà.
Prenons l'exemple d'un employé de terrain fictif qui achète des fournitures après une visite sur site. Il télécharge le reçu et s'attend à ce que le service financier prenne des mesures, mais la demande est toujours en attente de validation. Téléverser à nouveau le même reçu ne fait qu'ajouter à la confusion ; cela ne permet pas de rassurer le service financier.
- Veuillez confirmer que la dépense a été enregistrée et soumise dans l'espace de travail prévu.
- Consultez son statut actuel et tout message d'erreur ou de refus.
- Vérifiez si le problème affecte un seul reçu, un rapport ou toutes les soumissions.
- Conservez le reçu original à la disposition du réviseur autorisé.
Fournissez au réviseur suffisamment d'informations
Une image lisible est utile, mais l'enregistrement doit également comporter une date, un montant, une devise, une catégorie et un contexte commercial corrects. L'extraction par IA peut suggérer des valeurs ; l'employé doit ensuite les comparer avec le reçu.
Si un achat comporte un sous-total et un montant final payé, vérifiez lequel a été saisi. Sélectionnez correctement la devise d'origine. Valtoroq Expenses ne convertit pas automatiquement un montant saisi dans une autre devise.
Rendez le prochain propriétaire visible
- Employé
Complétez le formulaire et fournissez les preuves exigées par votre police d'assurance.
- Approbateur désigné
Examinez la demande, vérifiez son accusé de réception et consignez la décision. Certains espaces de travail comportent plusieurs étapes d'examen.
- Administrateur
Vérifiez les comptes actifs, les attributions de rôles et le routage des réviseurs lorsque le réviseur attendu ne trouve pas la demande.
- Finance
Examinez les documents approuvés disponibles pour le flux de travail financier et rapprochez les exportations appropriées.
Approbation distincte du règlement financier
Une approbation signifie qu'un réviseur a pris une décision concernant le flux de travail. L'exportation CSV ou PDF permet de capturer des informations sélectionnées à des fins d'archivage ou de rapprochement. Ces opérations ne doivent pas être considérées comme un paiement bancaire automatique ni comme une garantie de remboursement pour un employé.
Un simple bilan hebdomadaire
- Examiner les demandes en cours par propriétaire actuel et par ancienneté.
- Vérifiez que les réviseurs partants ou indisponibles n'ont pas laissé un itinéraire inutilisable.
- Expliquez clairement les raisons du refus afin que les employés sachent ce qui doit être corrigé.
- Utilisez des exemples fictifs lors de la formation d'une nouvelle équipe ; n'utilisez pas de reçus réels dans les tutoriels publics.
Traduction assistée par machine.