Pengambilan tanda terima dengan AI: apa yang perlu diverifikasi sebelum mengirimkan
Pembacaan struk otomatis berguna sebagai draf awal pengeluaran, bukan sebagai keputusan akhir tentang apa yang harus dibayar oleh bisnis. Tinjauan singkat sebelum pengajuan membantu karyawan mendeteksi kesalahan saat pembelian awal masih mudah diingat.
Kumpulkan bukti bahwa orang lain dapat membaca.
Gunakan gambar yang jelas dari keseluruhan struk, dengan tanggal dan total akhir yang terlihat. Hindari pantulan cahaya, gambar buram akibat gerakan, dan bagian tepi yang hilang. Input yang lebih baik membantu ekstraksi otomatis dan juga membantu petugas yang akan menyetujui catatan tersebut.
Periksa kolom-kolom ini sebelum mengirimkan
| Bidang | Apa yang perlu diverifikasi |
|---|---|
| Pedagang | Bisnis yang tertera pada struk, bukan header atau prosesor pembayaran yang tidak terkait. |
| Tanggal | Tanggal pembelian sebenarnya, dengan hari dan bulan yang diinterpretasikan dengan benar. |
| Total | Jumlah akhir yang dibayarkan, bukan subtotal, uang tunai yang diberikan, kembalian, atau saldo yang tersisa. |
| Mata uang | Mata uang transaksi asli; pemilihan mata uang tidak melakukan konversi FX. |
| Kategori dan konteks | Kategori pengeluaran yang tepat dan konteks bisnis yang cukup untuk penilai Anda. |
| Nomor tanda terima | Jumlah yang tertera pada bukti, jika tersedia dan relevan. |
Periksa detail batch yang dibagikan satu per satu.
Menerapkan metode pembayaran, proyek, atau mata uang yang sama untuk suatu kelompok dapat menghemat waktu. Periksa hasil individual setelahnya: sekumpulan tanda terima dari satu perjalanan masih dapat berisi pembelian yang dilakukan dalam mata uang yang berbeda atau dengan metode pembayaran yang berbeda.
Anggap peringatan ganda sebagai alasan untuk melakukan investigasi.
Valtoroq Expenses dapat memberikan peringatan tentang kemungkinan kecocokan dengan pengeluaran yang sudah ada atau tanda terima lain dalam satu batch. Bandingkan bukti yang mendasarinya daripada hanya mengambil keputusan berdasarkan peringatan tersebut.
Ketahui kapan harus beralih ke entri manual.
Pembacaan otomatis bergantung pada ketersediaan ruang kerja, kuota paket, dan keterbacaan gambar. Jika analisis AI tidak tersedia atau kuota bulanan telah tercapai, entri manual tetap tersedia. Mengunggah struk yang sama berulang kali tidak akan menghapus batas kuota.
- Bacalah pesannya
Bedakan antara masalah gambar, pesan izin, dan kesalahan pengiriman.
- Masukkan nilai yang telah diverifikasi
Gunakan entri manual jika diperlukan dan lampirkan bukti pendukung sesuai kebijakan.
- Konfirmasikan apa yang telah disimpan
Jika pengiriman sebagian berhasil, periksa catatan sebelum mencoba kembali setiap item yang gagal.
Pisahkan keputusan persetujuan
Karyawan memeriksa catatan, peninjau yang ditugaskan membuat keputusan persetujuan, dan bagian keuangan menggunakan informasi yang disetujui dalam prosesnya sendiri. AI tidak menetapkan bahwa pembelian telah diotorisasi, bahwa pembelian tersebut dapat dikurangkan dari pajak, atau bahwa penggantian biaya telah selesai.
Terjemahan berbantuan mesin.