Mengapa suatu pengeluaran tersangkut di antara pengajuan dan bagian keuangan?
Sebuah tanda terima dapat diunggah, namun masih jauh dari catatan keuangan yang dapat digunakan. Untuk tim kecil, penundaan sering kali disebabkan oleh informasi yang hilang atau pemilik selanjutnya yang tidak jelas. Mulailah dengan menemukan catatan saat ini dan orang yang bertanggung jawab atas langkah selanjutnya, daripada mengirimkannya lagi.
Mulailah dengan catatan yang sudah ada.
Bayangkan seorang karyawan lapangan fiktif yang membeli perlengkapan setelah kunjungan lapangan. Mereka mengunggah tanda terima dan berharap bagian keuangan akan bertindak, tetapi permintaan tersebut masih menunggu peninjau. Mengunggah tanda terima yang sama lagi hanya menambah kebingungan; hal itu tidak mengidentifikasi serah terima yang hilang.
- Konfirmasikan bahwa pengeluaran tersebut telah disimpan dan dikirimkan di ruang kerja yang dimaksud.
- Baca status terkini dan pesan kesalahan atau penolakan apa pun.
- Periksa apakah masalah tersebut memengaruhi satu tanda terima, satu laporan, atau setiap pengajuan.
- Simpan kwitansi asli untuk peninjau yang berwenang.
Berikan informasi yang cukup kepada penilai.
Gambar yang mudah dibaca memang berguna, tetapi catatan tersebut juga perlu mencantumkan tanggal, jumlah, mata uang, kategori, dan konteks bisnis yang benar. Ekstraksi AI dapat menyarankan nilai; karyawan tetap perlu membandingkannya dengan tanda terima.
Jika suatu pembelian memiliki subtotal dan jumlah akhir yang dibayarkan, periksa mana yang telah dimasukkan. Pilih mata uang asli dengan benar. Valtoroq Expenses tidak secara otomatis mengkonversi jumlah yang dimasukkan ke mata uang lain.
Buat pemilik berikutnya terlihat.
- Karyawan
Lengkapi formulir pengajuan dan berikan bukti yang dipersyaratkan oleh kebijakan Anda.
- Pemberi persetujuan yang ditunjuk
Tinjau permintaan tersebut, periksa tanda terimanya, dan catat keputusannya. Beberapa ruang kerja memiliki beberapa tahapan peninjauan.
- Administrator
Periksa akun aktif, penugasan peran, dan pengalihan peninjau ketika peninjau yang diharapkan tidak dapat menemukan permintaan tersebut.
- Keuangan
Tinjau catatan yang telah disetujui yang tersedia untuk alur kerja keuangan dan cocokkan ekspor yang sesuai.
Persetujuan terpisah dari penyelesaian keuangan
Persetujuan berarti bahwa peninjau telah membuat keputusan alur kerja. Ekspor CSV atau PDF menangkap informasi terpilih untuk pencatatan atau rekonsiliasi. Keduanya tidak boleh digambarkan sebagai pembayaran bank otomatis atau jaminan bahwa karyawan telah menerima penggantian biaya.
Tinjauan mingguan sederhana
- Tinjau permintaan yang belum terselesaikan berdasarkan pemilik dan usia saat ini.
- Periksa apakah peninjau yang akan pergi atau tidak tersedia tidak meninggalkan rute yang tidak dapat digunakan.
- Jelaskan alasan penurunan tersebut dengan jelas agar karyawan mengetahui apa yang perlu diperbaiki.
- Gunakan contoh fiktif saat melatih tim baru; jangan sertakan bukti pembayaran asli dalam tutorial publik.
Terjemahan berbantuan mesin.