繁忙的小企业如何进行费用审批：从员工上传到财务审核

在第一位员工提交之前

管理员需要确认有效账户、审批流程、费用类别、付款方式和已启用币种。缺少币种或付款方式可能会导致无法手动提交；不活跃的审核员可能会导致有效的申请没有找到预期的下一位负责人。

员工和审批人使用员工席位。管理员和财务人员不使用员工席位；基础版对管理员和财务人员的席位限额是分开的。添加人员前，请先查看当前套餐和使用情况。

一个虚构的现场服务示例

假设一位团队成员在现场巡视期间购买了替换零件。他/她拍下了收据照片，记录了原始货币，并选择了实际使用的付款方式。他还添加了项目或业务用途，这样审核人员就无需根据聊天记录来还原购买过程。

员工将人工智能提供的任何建议与原始收据进行比对，然后通过配置的路径提交。指定的审核员检查证据并记录决定。财务部门审核工作流程中可用的已批准信息，并导出对账所需的记录。这些步骤各有不同的目的；上传图像并不能完成所有步骤。

确保每次交接清晰明确。

1. 并验证

   保持收据清晰可读，并检查日期、总额、货币、类别和业务背景。

2. 提交记录

   确认费用或报告已保存并提交到目标工作区。

3. 作为指定审批人进行审核

   检查佐证材料并记录决定；使用已配置的步骤，而不是要求员工批准自己的索赔。

4. 金融评论

   检查可用于融资的记录，选择合适的出口项目，并使用您自己的会计流程进行核对。

无需提出二次索赔即可解决问题

• 如果批次部分成功，请在重试失败项之前检查已保存的记录。
• 如果审核员找不到请求，请检查工作区、帐户角色和审核员分配情况。
• 如果自动读取功能不可用或限额已用完，请使用手动输入；请勿重复上传同一张收据以绕过限制。
• 请调查可能重复的警告。这些警告仅供参考，并不代表所有重复项都已被阻止。

审批流程与报销流程分开进行

审核员的批准是工作流程中的一项决定。CSV 或 PDF 导出文件提供对账和记录保存所需的信息。批准和导出都不会自动触发银行报销，也不能保证员工已收到报销款。金额保留提交时的原始币种；选择币种不会自动进行外汇（FX）换算。

定期审查流程

利用短期定期审查，查找等待详细信息或决策的请求，检查审核人员的分配是否仍然合适，并确认财务部门已掌握所需证据。在声称新流程节省了时间之前，务必先评估自身记录的实际情况。

请访问 expenses.valtoroq.com 了解 Valtoroq Expenses，并使用相关的设置、审批和财务指南。如有需要，可提供演示。账单维护期间，新订阅结账功能暂不可用。