Γιατί ένα έξοδο κολλάει μεταξύ υποβολής και χρηματοδότησης

Ξεκινήστε με την εγγραφή που υπάρχει ήδη

Φανταστείτε έναν φανταστικό υπάλληλο πεδίου που αγοράζει προμήθειες μετά από μια επίσκεψη στο χώρο. Ανεβάζει την απόδειξη και περιμένει από την οικονομική υπηρεσία να ενεργήσει, αλλά το αίτημα εξακολουθεί να περιμένει έναν κριτή. Η επανάληψη της ίδιας απόδειξης προσθέτει σύγχυση. Δεν προσδιορίζει την ελλείπουσα παράδοση.

• Επιβεβαιώστε ότι η δαπάνη αποθηκεύτηκε και υποβλήθηκε στον προβλεπόμενο χώρο εργασίας.
• Διαβάστε την τρέχουσα κατάστασή του και τυχόν μήνυμα σφάλματος ή απόρριψης.
• Ελέγξτε αν το πρόβλημα επηρεάζει μία απόδειξη, μία αναφορά ή κάθε υποβολή.
• Κρατήστε την πρωτότυπη απόδειξη διαθέσιμη για τον εξουσιοδοτημένο κριτή.

Δώστε στον κριτή αρκετές πληροφορίες

Μια ευανάγνωστη εικόνα είναι χρήσιμη, αλλά η εγγραφή χρειάζεται επίσης σωστή ημερομηνία, ποσό, νόμισμα, κατηγορία και επιχειρηματικό πλαίσιο. Η εξαγωγή μέσω τεχνητής νοημοσύνης μπορεί να προτείνει τιμές. Ο εργαζόμενος πρέπει να τις συγκρίνει με την απόδειξη.

Εάν μια αγορά έχει τόσο μερικό σύνολο όσο και τελικό καταβληθέν ποσό, ελέγξτε ποιο από αυτά καταχωρήθηκε. Επιλέξτε σωστά το αρχικό νόμισμα. Το Valtoroq Expenses δεν μετατρέπει αυτόματα ένα υποβληθέν ποσό σε άλλο νόμισμα.

Κάντε τον επόμενο κάτοχο ορατό

1. Υπάλληλος

   Συμπληρώστε την υποβολή και προσκομίστε τα αποδεικτικά στοιχεία που απαιτεί η ασφαλιστική σας κάλυψη.

2. Ορισμένος υπεύθυνος έγκρισης

   Εξετάστε το αίτημα, ελέγξτε την παραλαβή του και καταγράψτε την απόφαση. Ορισμένοι χώροι εργασίας έχουν πολλαπλά στάδια εξέτασης.

3. Διαχειριστής

   Ελέγξτε τους ενεργούς λογαριασμούς, τις αναθέσεις ρόλων και τη δρομολόγηση των κριτών όταν ο αναμενόμενος κριτής δεν μπορεί να βρει το αίτημα.

4. Οικονομικά

   Ελέγξτε τα εγκεκριμένα αρχεία που είναι διαθέσιμα στη ροή εργασίας χρηματοδότησης και συμφωνήστε τις κατάλληλες εξαγωγές.

Ξεχωριστή έγκριση από τον οικονομικό διακανονισμό

Μια έγκριση σημαίνει ότι ένας κριτής έχει λάβει μια απόφαση ροής εργασίας. Μια εξαγωγή CSV ή PDF καταγράφει επιλεγμένες πληροφορίες για τήρηση αρχείων ή συμφωνία. Καμία από τις δύο δεν θα πρέπει να περιγράφεται ως αυτόματη τραπεζική πληρωμή ή εγγύηση ότι ένας εργαζόμενος έχει ήδη αποζημιωθεί.

Μια απλή εβδομαδιαία αξιολόγηση

• Εξετάστε τα εκκρεμή αιτήματα ανά τρέχοντα κάτοχο και ηλικία.
• Ελέγξτε ότι οι αποχωρούντες ή μη διαθέσιμοι κριτικοί δεν έχουν αφήσει κάποια μη χρησιμοποιήσιμη διαδρομή.
• Εξηγήστε με σαφήνεια τους λόγους της απόρριψης, ώστε οι εργαζόμενοι να γνωρίζουν τι χρειάζεται διόρθωση.
• Χρησιμοποιήστε φανταστικά παραδείγματα κατά την εκπαίδευση μιας νέας ομάδας. Κρατήστε τις πραγματικές αποδείξεις μακριά από τα δημόσια μαθήματα.