การจัดการค่าใช้จ่าย

การบันทึกใบเสร็จด้วย AI: สิ่งที่ต้องตรวจสอบก่อนส่ง

Valtoroq Editorial Team3 พฤศจิกายน 2569ใช้เวลาอ่านประมาณ 4 นาทีได้รับการตรวจสอบแล้ว 3 พฤศจิกายน 2569

การอ่านใบเสร็จอัตโนมัติเป็นเพียงการร่างเอกสารค่าใช้จ่ายเบื้องต้นที่มีประโยชน์ ไม่ใช่การตัดสินใจขั้นสุดท้ายว่าธุรกิจควรจ่ายเท่าไหร่ การตรวจสอบสั้นๆ ก่อนส่งช่วยให้พนักงานตรวจจับข้อผิดพลาดได้ ในขณะที่ยังจำรายละเอียดการซื้อเดิมได้ง่าย

บันทึกหลักฐานที่บุคคลอื่นสามารถอ่านได้

ใช้ภาพใบเสร็จที่ชัดเจนทั้งใบ โดยให้เห็นวันที่และยอดรวมสุดท้าย หลีกเลี่ยงแสงสะท้อน ภาพเบลอจากการเคลื่อนไหว และขอบภาพที่ขาดหาย การป้อนข้อมูลที่ดีขึ้นจะช่วยทั้งการดึงข้อมูลอัตโนมัติและการตรวจสอบโดยมนุษย์ที่จะอนุมัติบันทึก

โปรดตรวจสอบช่องเหล่านี้ก่อนส่ง

สนาม	สิ่งที่ต้องตรวจสอบ
พ่อค้า	ชื่อธุรกิจที่แสดงบนใบเสร็จ ไม่ใช่ส่วนหัวที่ไม่เกี่ยวข้องหรือผู้ประมวลผลการชำระเงิน
วันที่	วันที่ซื้อจริง โดยระบุวันและเดือนอย่างถูกต้อง
ทั้งหมด	ยอดเงินที่ชำระทั้งหมด ไม่ใช่ยอดรวมย่อย เงินสดที่จ่าย เงินทอน หรือยอดคงเหลือ
สกุลเงิน	สกุลเงินที่ใช้ในการทำธุรกรรมเดิม การเลือกสกุลเงินจะไม่ทำการแปลง FX
หมวดหมู่และบริบท	ระบุหมวดหมู่ค่าใช้จ่ายที่เหมาะสมและให้บริบททางธุรกิจที่เพียงพอสำหรับผู้ตรวจสอบของคุณ
หมายเลขใบเสร็จ	หมายเลขในหลักฐาน หากมีและเกี่ยวข้อง

ตรวจสอบรายละเอียดสินค้าที่แชร์ทีละใบเสร็จ

การใช้ช่องทางการชำระเงิน โครงการ หรือสกุลเงินเดียวกันกับกลุ่ม จะช่วยประหยัดเวลาได้ ตรวจสอบผลลัพธ์แต่ละรายการในภายหลัง: ใบเสร็จรับเงินชุดหนึ่งจากการเดินทางครั้งเดียว อาจยังมีรายการซื้อที่ชำระด้วยสกุลเงินหรือวิธีการชำระเงินที่แตกต่างกันอยู่

หากพบคำเตือนซ้ำซ้อน ให้ถือว่านั่นเป็นเหตุผลให้ต้องตรวจสอบเพิ่มเติม

Valtoroq Expenses อาจแจ้งเตือนหากพบว่ารายการดังกล่าวตรงกับรายการค่าใช้จ่ายหรือใบเสร็จรับเงินอื่นที่มีอยู่แล้วในชุดข้อมูลเดียวกัน ควรตรวจสอบหลักฐานประกอบทั้งหมดแทนที่จะตัดสินใจจากคำเตือนเพียงอย่างเดียว

ประเด็นเชิงปฏิบัติคำเตือนนี้เป็นเพียงคำแนะนำ

จำนวนเงินที่ตรงกันไม่ได้หมายความว่าเป็นเอกสารซ้ำ และการไม่มีคำเตือนก็ไม่ได้หมายความว่าใบเสร็จรับเงินนั้นเป็นเอกสารที่ไม่ซ้ำกัน แบบฟอร์มอาจยังคงอนุญาตให้ส่งข้อมูลได้ โปรดปฏิบัติตามนโยบายขององค์กรของคุณและลบรายการที่ซ้ำกันโดยไม่ได้ตั้งใจออก

รู้ว่าเมื่อใดควรเปลี่ยนไปใช้การป้อนข้อมูลด้วยตนเอง

การอ่านอัตโนมัติขึ้นอยู่กับพื้นที่ทำงานที่ว่าง โควต้าตามแผน และความสามารถในการอ่านภาพ หากการวิเคราะห์ด้วย AI ไม่พร้อมใช้งาน หรือโควต้ารายเดือนเต็มแล้ว การป้อนข้อมูลด้วยตนเองยังคงสามารถทำได้ การอัปโหลดใบเสร็จเดียวกันซ้ำๆ จะไม่ลบล้างขีดจำกัดโควต้า

อ่านข้อความ
แยกแยะความแตกต่างระหว่างปัญหาเกี่ยวกับรูปภาพ ข้อความแจ้งเตือน และข้อผิดพลาดในการส่งข้อมูล
ป้อนค่าที่ตรวจสอบแล้ว
ใช้วิธีการป้อนข้อมูลด้วยตนเองเมื่อจำเป็น และแนบหลักฐานประกอบตามนโยบาย
ยืนยันสิ่งที่บันทึกไว้
หากการส่งข้อมูลสำเร็จเพียงบางส่วน โปรดตรวจสอบบันทึกก่อนที่จะลองส่งข้อมูลรายการที่ล้มเหลวแต่ละรายการอีกครั้ง

ควรแยกการตัดสินใจอนุมัติออกจากกัน

พนักงานตรวจสอบบันทึก ผู้ตรวจสอบที่ได้รับมอบหมายทำการตัดสินใจอนุมัติ และฝ่ายการเงินใช้ข้อมูลที่ได้รับการอนุมัติในกระบวนการของตนเอง ระบบ AI ไม่ได้ยืนยันว่าการซื้อได้รับการอนุมัติหรือไม่ สามารถหักลดหย่อนภาษีได้หรือไม่ หรือการชำระเงินคืนเสร็จสมบูรณ์แล้วหรือไม่

ขอรับการสาธิต สำรวจผลิตภัณฑ์