เหตุใดค่าใช้จ่ายจึงติดขัดระหว่างขั้นตอนการยื่นขออนุมัติและฝ่ายการเงิน
ถึงแม้จะอัปโหลดใบเสร็จรับเงินแล้ว ก็ยังห่างไกลจากบันทึกทางการเงินที่ใช้งานได้จริง สำหรับทีมขนาดเล็ก ความล่าช้ามักเกิดจากข้อมูลที่ขาดหายไปหรือผู้รับผิดชอบคนต่อไปที่ไม่ชัดเจน เริ่มต้นด้วยการค้นหาบันทึกปัจจุบันและบุคคลที่รับผิดชอบขั้นตอนต่อไป แทนที่จะส่งใหม่อีกครั้ง
เริ่มจากข้อมูลที่มีอยู่แล้ว
ลองพิจารณาพนักงานภาคสนามสมมติคนหนึ่งที่ซื้อวัสดุอุปกรณ์หลังจากไปสำรวจพื้นที่ เขาอัปโหลดใบเสร็จและคาดหวังว่าฝ่ายการเงินจะดำเนินการ แต่คำขอของเขายังคงรอการตรวจสอบอยู่ การอัปโหลดใบเสร็จเดิมซ้ำอีกครั้งจะยิ่งทำให้เกิดความสับสน เพราะมันไม่ได้ระบุถึงการส่งมอบงานที่ขาดหายไป
- ตรวจสอบว่าได้บันทึกและส่งค่าใช้จ่ายไปยังพื้นที่ทำงานที่กำหนดเรียบร้อยแล้ว
- อ่านสถานะปัจจุบันและข้อความแสดงข้อผิดพลาดหรือการปฏิเสธใดๆ
- ตรวจสอบว่าปัญหาดังกล่าวส่งผลกระทบต่อใบเสร็จรับเงินฉบับเดียว รายงานฉบับเดียว หรือเอกสารที่ส่งทั้งหมดหรือไม่
- โปรดเก็บใบเสร็จรับเงินต้นฉบับไว้ให้ผู้ตรวจสอบที่ได้รับอนุญาต
ให้ข้อมูลแก่ผู้รีวิวอย่างเพียงพอ
ภาพที่อ่านได้ชัดเจนนั้นมีประโยชน์ แต่บันทึกยังต้องมีวันที่ จำนวนเงิน สกุลเงิน หมวดหมู่ และบริบททางธุรกิจที่ถูกต้องด้วย การดึงข้อมูลด้วย AI สามารถแนะนำค่าต่างๆ ได้ แต่พนักงานยังคงต้องเปรียบเทียบกับใบเสร็จรับเงินอยู่ดี
หากการซื้อมีทั้งยอดรวมย่อยและยอดชำระสุดท้าย โปรดตรวจสอบว่าได้ป้อนยอดใด เลือกสกุลเงินต้นฉบับให้ถูกต้อง Valtoroq Expenses จะไม่แปลงจำนวนเงินที่ป้อนเป็นสกุลเงินอื่นโดยอัตโนมัติ
ทำให้เจ้าของคนต่อไปปรากฏตัวให้เห็น
- พนักงาน
กรอกข้อมูลให้ครบถ้วนและแนบหลักฐานตามที่นโยบายของคุณกำหนด
- ผู้อนุมัติที่ได้รับมอบหมาย
ตรวจสอบคำขอ ตรวจดูใบเสร็จรับเงิน และบันทึกการตัดสินใจ บางพื้นที่ทำงานอาจมีขั้นตอนการตรวจสอบหลายขั้นตอน
- ผู้ดูแลระบบ
ตรวจสอบบัญชีผู้ใช้งาน การมอบหมายบทบาท และการกำหนดเส้นทางการตรวจสอบเมื่อไม่พบคำขอจากผู้ตรวจสอบที่คาดหวัง
- การเงิน
ตรวจสอบบันทึกที่ได้รับการอนุมัติซึ่งพร้อมใช้งานสำหรับขั้นตอนการทำงานด้านการเงิน และกระทบยอดการส่งออกที่เกี่ยวข้อง
การอนุมัติแยกต่างหากจากการชำระเงินทางการเงิน
การอนุมัติหมายความว่าผู้ตรวจสอบได้ตัดสินใจเกี่ยวกับขั้นตอนการทำงานแล้ว การส่งออกไฟล์ CSV หรือ PDF จะบันทึกข้อมูลที่เลือกไว้สำหรับการเก็บรักษาบันทึกหรือการกระทบยอด ไม่ควรตีความว่าเป็นวิธีการชำระเงินเข้าบัญชีธนาคารอัตโนมัติหรือเป็นการรับประกันว่าพนักงานได้รับเงินคืนแล้ว
บทสรุปประจำสัปดาห์แบบง่ายๆ
- ตรวจสอบคำขอที่ค้างอยู่โดยพิจารณาจากเจ้าของปัจจุบันและอายุของเจ้าของ
- ตรวจสอบว่าผู้รีวิวที่กำลังจะออกจากระบบหรือไม่พร้อมให้บริการได้ทิ้งเส้นทางที่ใช้งานไม่ได้ไว้หรือไม่
- อธิบายสาเหตุของการลดลงอย่างชัดเจน เพื่อให้พนักงานทราบว่าต้องแก้ไขอะไรบ้าง
- ควรใช้ตัวอย่างสมมติเมื่อฝึกอบรมทีมใหม่ และอย่าใช้ใบเสร็จรับเงินจริงในการสอนแบบเปิดเผยต่อสาธารณะ
คำแปลที่ใช้เครื่องมือแปลอัตโนมัติช่วย